不動産売却に必要な書類は？用意するタイミング別に詳しく解説！

不動産売却は多くの書類を用意しないといけないけど、何からやったらいいかわからないという方も多いでしょう。

しかし不動産所有者であれば、書類の全てを新規で入手する必要はなく、すでに受け取っているものがほとんどなのが安心材料です。

今回は不動産売却にどんな書類が必要なのか、「必須とそれ以外」「不動産の種類」「タイミング」別に詳しく紹介。

売却まで迷うことなく必要書類を用意できるようにわかりやすく解説していきます。

不動産売却に必須の書類は7種類

不動産の売却に必須の書類は一戸建て・マンション共に7種類になります。下記を参考に、まずはお手元にある書類と無い書類を整理していきましょう。

さらに、書類はすでに受け取っているものや役所から届けられるものがほとんどですが、有効期限付き書類は新たに発行すべき必要性大です。

特に印鑑証明書は新たに発行すべき可能性が高いですね。

不動産売却で用意できれば有益な書類

必須よりも優先順位は下がりますが、用意できれば、手続きがよりスムーズになり、売却価格・売却時期に好影響を与える可能性がある書類が下記になります。

全て媒介契約時にあればベターな書類です。可能であれば用意をして不動産会社に物件情報を提供しましょう。

必要に応じて用意する書類

全ての方に当てはまるわけでは無いですが、場合によっては用意する必要が出てくる書類が下記の表になります。

「ローン残高がある」「登記簿住所と現住所が違う」「アスベスト使用調査報告書がある」方は用意する対象となります。詳しくは後述をご参考ください。

媒介契約時に用意が必須な書類

媒介契約時に用意が必須な書類は下記になります。初めて不動産会社と契約するタイミングなので、ここからが本格的なスタートとなりますね。

例えば、身分証明書は普段の生活ですでに取得しているもので、それ以外は普通、新築時に入手しているものです。以下でそれぞれの書類について詳しく解説していきます。

登記識別情報通知

登記識別情報とは法改正により2005年3月17以降、従来の登記済権利証に代わる書類として登記所から通知される書類です。

媒介契約では不動産会社に、売買契約では買主に、引き渡しの登記移転の際には司法書士に提示する必要があります。記載項目は下記になります。

上記の情報は誰でも閲覧できるものではありません。それだけ秘匿性が高く、原本の価値が高い書類と言えるでしょう。

利用方法は、所有権を取得した本人が、抵当権の設定や抹消登記、別の所有権移転登記手続きをする際などです。

登記識別情報通知はすでに不動産を取得した際に登記所から発行されているはずなので確認してみましょう。ちなみに一戸建ての場合は建物1通、土地1通の計2通発行されます。

非常に重要な書類ですので、保管は厳重にしてください。

身分証明書

依頼者本人が不動産の売却の契約当事者であることを証明するためには、身分証明書が必要になるのは言うまでもありません。

この身分証明書は、媒介契約では不動産会社に、売買契約では買主に、引き渡しの登記移転の際には司法書士に提示する必要があります。

身分証明書は、マイナンバーカードや運転免許証、健康保険証、パスポートなど、ごく一般的に認知されているものであれば支障ありません。

間取り図

売却に重要な位置を占めるのが間取り図です。購入者にとって、間取り図が無ければ購買の目安にすることができません。

間取り図は基本的に不動産を取得時に入手しているものですが、紛失時の対応は一戸建てとマンションで対応が分かれます。

マンションの場合は管理会社が保管している可能性が大きいですが、一戸建てではハウスメーカーや工務店次第。

どうしても入手できない場合は不動産会社に相談してみましょう。現況から間取り図を作成してもらえる可能性があります。

詳細な間取り図が欲しい場合は、設計事務所に問い合わせてみることも一案でしょう。

建築確認済証・検査済証（一戸建ての場合）

建築が着手される前に事前に建築基準法に適合しているかの確認を受けることを建築確認と言い、その確認をクリアした証明証が建築確認済証になります。

ただ、建築確認が取れただけでは終わりにはなりません。実際に着工〜完了した後も完了検査を受けなければならないからです。

そしてこの完了検査を受けた証明書が検査済証となります。これでやっと「建築物及びその敷地が建築基準関連規定に適合している」と証明されたことになります。

紛失時は「建築計画概要書」「建築確認台帳記載事項証明書」を有料で取り揃えましょう。管轄の役所で発行してもらえます。

売り出し中に必要な書類

売り出し中に必要な書類には、不動産の見込み客や不動産会社が売買締結よりも前に知っておきたい情報が入っています。スムーズな手続きに移行できるように準備していきましょう。

納税通知書（固定資産税・都市計画税）

固定資産税の納税通知書は毎年1月1日の賦課期日時点で、不動産を所有している人に対して交付される書面。

一方、都市計画税の納税通知書は不動産所有者のうち、市街化区域内に不動産を所有している方が収める税金の通知書になります。

これらの書類を売り出し中に用意した方が良い理由は、引き渡し時期に応じて、税額を売主・買主で按分する必要がある為です。

この2種の通知書は多くは5月から6月頃に役所から通知されます。不動産会社に具体的な税額を計算してもらう必要があるので、媒介契約後できるだけ早めに提出しましょう。

通知書を紛失したら各市区町村の税務課にお問い合わせください。

重要事項に関わる調査報告書（マンション）

重要事項に関わる調査報告書は、月の管理費や修繕管理の実施状況など、マンションの管理に関わる書類で、売買契約時、買主に対する重要事項説明書に記載すべき内容が多く含まれます。

万が一手元になくても、不動産会社から管理会社へ直接手配をかけることが可能なので手続き上の負担はありません。

管理規約・使用細則（マンション）

マンションの使用上のルールなどを取りまとめたものです。見込み客が入居する前によく理解しておき、ルールに則った生活を送ってもらうように事前に伝える必要があります。

こちらも手元に無い場合は不動産会社から管理会社へ直接手配をかけることが可能なので手続き上の負担はありません。

売買契約時・引き渡し時に必要な書類

登記識別情報通知と身分証明書は、媒介契約時にも必要だった書類ですので、引き続きのご用意となります。このステップで新たに必要になるのは固定資産評価証明書と印鑑証明書です。

印鑑証明書（実印も）

売買契約時に契約書を取り交わす際、所定の位置に捺印する必要がありますが、その印鑑が本人の印影であるかを証明するのが印鑑証明書です。

印鑑証明書は、引き渡し時、司法書士が用意する登記書類にも必要になってくるので、忘れないようご注意ください。

固定資産評価証明書

新たに登記が移転される際に発生する税に登録免許税があります。買主が負担するケースが多いとされていますが、この税額を算出する資料として使用されるのが固定資産評価証明書です。

なお、固定資産評価証明書は不動産の評価額が記載されており、引き渡し時には司法書士が用意する移転登記の書類としても必要となりますので覚えておきましょう。

引き渡し時までに必要な書類（確定測量図）

確定測量図は所有者であればすでに有している場合が大半ですが、何らかの理由で無い場合、作成期間が長期に渡るケースが多いので注意しましょう。

確定測量図（土地の場合）

確定測量図は基本的に宅地や一戸建ての売買の際に必要になってくる書類です。隣接所有者の立ち合いの下で、境界確認の測量を行います。

似た書類に地積測量図がありますが、確定測量図と地積測量図では、境界を確定する法的な意味合いが大きく異なりますので注意しましょう。

確定測量図は土地の境界が確定していることの「お墨付き」をもらっている重要な書類です。これによって、隣人との土地トラブルを未然に防ぐことができます。

確定測量図は、土地・一戸建ての場合、新築購入時にすでに入手している場合がほとんどですので確認してみてください。

一方、地積測量図は登記所に申請書類として保管されている書類で歴史とともに信用性を高めてきました。

しかし、境界の信憑性が定かではないケースもあり、不動産の売却資料としては認められないこともあります。

振込先口座情報

振込先口座情報は売買契約後から引き渡し時までに、買主から現金を振り込んでもらう際に必要になってくる書類です。

入金確認が最後の手続きです。金融機関名、支店名、口座種別、口座番号のコピーを用意して伝え漏れ、双方にミスがないようチェックしていきましょう。

用意できればベターな書類（媒介契約時）

基本的に必須の書類があれば、手続き上不動産の売却には問題ありませんが、揃っていれば、より良い書類もあります。

上記書類はより早くスムーズに売却に至ったり、売却価格や時期に影響を与える可能性があるので、媒介契約の際、用意しておきたいものです。

パンフレットなどの新築時の広告物

建売・分譲などの広告で一戸建ての場合はハウスメーカーが、マンションなどはディベロッパーなどが売り出しをアピールするために作成しています。

住まいの魅力などを凝縮した広告は、買い手にとってメリットが分かりやすく見て取れるので大いに参考になるものです。売り出し中に入る媒介契約までに不動産会社へ渡せればベターです。

ハウスメーカーやディベロッパーで過去資料を持っていることもあるので、相談してみることもありです。

建築設計図書・工事記録書

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建築設計図書は建築工事を着手する際に参考にする図面で、見積もりなどの試算の参考資料として使われるため、売却価格の根拠としても有用です。

工事記録書は工事内容を記録している書面で、工事記録書は写真や図面などで詳細に工事のプロセスを伝えてくれます。

耐震診断報告書

全ての建築は建築基準法に則って着工されておりますが、建物が古い場合などは旧耐震基準で作られている場合があります。

そこで耐震診断報告書があれば耐震性の信用度が測れるので、買主にとっては安心です。必須ではありませんが、あれば不動産会社へ提出しましょう。

地震調査報告書・住宅性能評価書・既存住宅性能評価書

土地の地盤の調査や建物の性能の計測を、国の定めた基準の下で第三者機関が行うので、物件の客観的な評価につながります。

また、現状の不動産の状態を隅々まで点検できる上でもメリットです。買主の購買の動機付けになるので、有ればぜひ提出しましょう。

必要に応じて用意する書類

ローン残高証明書

売却予定の不動産の住宅ローンを組んでいる方は、「ローン残高」があるかを不動産会社から確認されることがあります。

ただ登記簿謄本で抵当権の設定を確認すれば担保状況が分かるので、求められた際に用意すれば問題ありません。

ちなみに「ローン残高証明書」は住宅ローンを組んでいる方にはおなじみの書類で、金融機関から毎年送付されます。

送付のタイミングは10月上旬から開始されると言われていますが、「年末に契約した」などタイミングにより、送付が年明けになる場合もあります。

住民票または戸籍附票・除附票

「登記簿住所」と「現住所」が一致しない場合は、本人確認が取れないために住民票や戸籍附票が必要になってきます。

まず、登記簿住所と印鑑証明書に記載している住所が一致しているか確認し、それが不一致の場合は下記を用意しましょう。

ただし本籍を変更している時は附票には現在の本籍以降しか記録されないので注意が必要。その場合は除附票で確認することになります。

アスベスト使用調査報告書

アスベスト（石綿）の建築への使用は古い建物、特にマンションなどの駐車場などに使われているケースがあり、人体に有害な影響を与えることで知られています。

そのため、不動産売買においては、建物についてアスベストの使用の有無の調査が記録されていれば、不動産会社はその旨を法律上説明する義務を負います。

ただ古い建物の場合、アスベスト使用を必ずしも記録しているわけではないため、事実関係が不明なケースがあることは否めません。

アスベスト使用報告書は使われていても無い場合もあります。

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よくある質問

まとめ

不動産の売却には多くの書類が必要ですが、書類は一から作成する必要がないものがほとんどであることがご理解いただけたかと思います。

発想としては、「書類は基本手元にある」もので、「手元にない書類をピックアップして1つ1つ潰していく」と考えれば、気持ちが軽くなりますよ。

コツとしては不動産との媒介契約時に全工程の書類を点検してみましょう！引き渡しまで、安心して進行していけます。

不動産の売却の書類は、種類が多くて大変ですが、不動産会社とうまく連携を取りながら成約へとコマを進めていってください！